PODSTAWY OBLICZENIA BAROMETRU RYZYKA NADUŻYĆ W ZAMÓWIENIACH PUBLICZNYCH

Powyższa lista wskaźników stanowiła punkt wyjścia do dyskusji i ich wstępnej analizy w grupie ekspertów, którzy specjalizują się w problematyce zamówień publicznych. Podczas spotkań osób zaangażowanych bezpośrednio w projekt zredukowaliśmy liczbę wskaźników. Eliminacji w pierwszej kolejności zostały poddane wskaźniki trudne do pozyskania z istniejących zasobów. Następnie te, które dało się uzyskać i obliczyć dla większości przypadków zamówień zostały poddane testom statystycznym.

BAZA DANYCH POSTĘPOWAŃ PRZETARGOWYCH

1. Ujednolicenie nazw wykonawców / zamawiających – polega to na wykryciu np. adresu w nazwie i usunięciu wszelkich wariantów określających typ firmy np. typy spółki itp. Następnie wartość tekstową adresu rozbijana jest na: miasto, ulicę, kod pocztowy i województwo. Wartości rozbite w ten sposób służą nam do określenia geolokalizacji beneficjenta (kordynaty gx i gy na mapie Google). Na podstawie danych geolokalizacyjnych bierzemy wszystkie firmy w okręgu o średnicy 10 km. Następnie specjalnie sporządzony w tym celu skrypt wyszukiwał różne warianty (przestawianie wyrazów) nazwy beneficjenta i porównywał je z wartościami w bazie danych. Jeżeli nie znaleziono odpowiedniego rekordu, skrypt szukał podmiotów o tym samym adresie (dokładność do ulicy) i na podstawie algorytmu Levenstein'a określał podobieństwo nazwy beneficjentów. Jeżeli współczynnik prawdopodobieństwa osiągał wartości rzędu 90% i więcej, skrypt łączył rekordy najbardziej zbliżonej nazwach. Jeżeli wartość współczynnika była niższa skrypt tworzył nowy rekord.
2. Wadium – informacja o wadium nie jest dostępna jako odrębna wartość. Jest ona jednak niezbędna, ponieważ ta wartość w stosunku, na przykład do całej grupy badanego rynku jest istotnym czynnikiem wpływającym na konkurencyjność zamówień publicznych. Pozyskanie Wadium wymagało zastosowanie technik Data Mining, ponieważ dana ta jest zawarta w tekście ogłoszenia o zamówieniu. Jest to wartość tekstowa, co przysparza wiele problemów. Różne notacje wartości (zapis liczby w różnych postaciach, z przecinkami, ze spacjami z kropkami itp.), usytuowanie w różnych miejscach ogłoszenia sprawia powoduje, że nie jest to informacja łatwa do uzyskania. Dodatkowy kłopot sprawiają postępowania podzielone na części. W takim przypadku, wartość wadium może być równa ilości części postępowania przetargowego, ale nie koniecznie. Trzeba zatem tę informację pozyskać z tekstu ogłoszenia a następnie zsumować. Skrypt zastosowany na potrzeby Barometru, aby ograniczyć ryzyko pomyłki, dodatkowo zapisywał minimalną wartość wadium, maksymalną wartość oraz sumę wadium, która zazwyczaj była szukaną wartością. Pozyskanie wartości wadium w ten sposób jest niestety obarczone pewnym ryzykiem błędu. Szacujemy, że skrypt trafnie obliczał wartość wadium ze skutecznością nieco ponad 93%. Istnieje zatem pewien margines błędu. Stąd też przeprowadzono także weryfikację wartości wadium Weryfikacja wadium porównując informacje z ogłoszeń o zamówieniu z informacjami z ogłoszeń o udzieleniu zamówienia. Jeżeli sumaryczne wadium okazywało się większe niż 0,8 sumarycznej wartość postępowania (uwzględniają wszystkie części) skrypt oznaczał taki przypadek jako błąd.
3. Wartość części – informacje o wartości części zamówienia niestety  również nie są zapisywane w sposób jednoznaczny – ani w BZP ani w TED. Dodatkowo bywam, że wartości zamówień podawane są w innej walucie. Wtedy należy zastosować odpowiedni przelicznik EUR, który jest zmieniany i ustalany na sztywno co 2 lata. W przypadku wygrania danej części lub postępowania przez konsorcjum, wartość może się zmienić – inna będzie w ogłoszeniu o zamówieniu, inna w ogłoszeniu o udzieleniu zamówienia. Na potrzeby Barometru zastosowano zasadę, że  kwota zamówienia jest dzielona na równe części pomiędzy wszystkich rozpoznanych wykonawców / konsorcjantów. W analizach brana jest także wartość w przeliczeniu na EUR.
4. Długość opisu przedmiotu zamówienia – jest to ilość znaków wraz z przecinkami, po usunięciu wszelkich tagów HTML stylujących i formatujących tekst wyciągniętego z pola formularzy pn. "Określenie przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia:".  Obliczenie długości uwzględnia także odstępy pomiędzy wszystkimi wyrazami – po znaku zamknięcia tagu HTML najpierw dodawana jest spacja, przed usunięciem wszystkich tagów.
5. Długość opisu kryterium przystąpienia do zamówienia – Jest to ilość znaków wraz z przecinkami, po usunięciu wszelkich tagów HTML stylujących i formatujących tekst wyciągniętego ze wszystkich pól (włącznie z ich nazwami) znajdującymi się w polu formularzy pn.: "Warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny spełniania tych warunków". Aby uwzględnić odstępy pomiędzy wszystkimi wyrazami, po znaku zamknięcia tagu HTML najpierw dodawana jest spacja, przed usunięciem wszystkich tagów.
6. Okres, od upływu terminu składania ofert, do ogłoszenia wyniku –  jest to liczba dni pomiędzy datą składania ofert a publikacją decyzji o udzieleniu zamówienia lub danej jego części. Należy mieć na uwadze, że jeżeli w postępowaniu zostanie zmieniony termin składania ofert algorytm podczas przeliczania uwzględnia ostateczny termin składania ofert, czyli na potrzeby obliczenia Barometru zostanie on skrócony. Ostateczny pomiar jest bowiem dokonywany dla zamówień lub ich części co, do których ogłoszono decyzję o udzieleniu zamówienia.
7. Ilość dni od publikacji ogłoszenia do upływu terminu składani ofert – jest to liczba dni pomiędzy datą publikacji a upływem terminu składania ofert. Należy mieć na uwadze, że jeżeli w postępowaniu zostanie zmieniony termin składania ofert algorytm podczas przeliczania uwzględni ostateczny termin składania ofert, czyli zostanie on wydłużony.
8. Sumaryczna waga kryteriów innych niż cena – pomimo że w ogłoszeniach o zamówieniu wartość kryterium ceny jest określana, nie jest ona jednoznaczna. Dodatkowo trzeba mieć na uwadze, że niektóre wartości, choć nie są ceną sensu stricte, mogą także być traktowane jako kryterium ceny – np. odsetki. W tym celu przeanalizowaliśmy około 1000 przetargów z wieloma kryteriami ceny i ustaliliśmy dodatkowe formuły Data Mining, które określają czy dane kryterium oceny jest związane z ceną lub nie. W większości przypadków sprowadza się to do wyszukania sformułowań " cen%", "koszt%" czy "oprocent%". Przy obliczaniu wagi kryterium należy także uważać na formę, jakiej używają zamawiający. Nie jest ona podawana w ściśle określonej wartości np. 0-100. Wartości mogą być różne od 0-100, 0-10, 0-1 (zmiennoprzecinkowe). My radzimy sobie z tym tak, że obliczamy sumę wartości kryteriów cenowych i dzielimy ją przez sumę wszystkich wskazanych wartości, dzięki czemu uzyskujemy procentową wartość wskaźnika.
   

UWAGA! Powyższy opis dotyczy wyliczenia Barometru dla danych pochodzących z polskiego Biuletynu Zamówień Publicznych. W podobny sposób, lecz przy użyciu mnijszej liczby wskaźników ocena ryzyka była szacowana dla danych pochodzących z Europejskiego Biuletynu Zamówień Publicznych (TED). Dodatkowy opis metodologii znajduje się w zakładce. DO POBRANIA